(VIDEO) Denk na voor je een vergadering organiseert
Waarom vergaderen we eigenlijk? En als we het dan doen, hoe zorgen we er voor dat dat efficiënt kan verlopen? Kevin Van der Straeten van Eventplanner praat erover met expert Bart Provost.
De video in 5 take-aways
- Begin fundamenteel anders na te denken over vergaderingen en waarom we ze überhaupt organiseren
- Een vergadering is een middel en geen doel op zich
- Eerst moet je je doelstellingen helder formuleren en pas dan het geschikte middel zoeken en een vergadering is slechts een van alle mogelijke middelen
- Neem alleen deel aan een vergadering als je voor jezelf duidelijk hebt wat de meerwaarde is van de vergadering voor jou en wat jouw meerwaarde is voor de vergadering
- Voorbereiding wordt vaak stiefmoederlijk behandeld maar zeker voor vergaderingen geldt de uitspraak «if you fail to prepare, you prepare for failure»
Transcript
Dag Bart, welkom in de studio.
Dank je wel.
We gaan het vandaag hebben over efficiënt vergaderen.
Ja.
Maar vergaderen we dan niet efficiënt?
Niet echt, nee. Het is één van de meest gehoorde klachten van alle mensen die aan vergaderingen deelnemen mensen die vergaderingen organiseren dat het heel erg traag verloopt, dat niet de juiste besluiten worden genomen dat niet de juiste mensen aanwezig zijn. Dat het eigenlijk totaal geen motiverende boel is. Dus de meeste mensen noteren toch met stip bovenaan als grootste tijdverlies in hun agenda: vergaderen.
Dus, gewoon afschaffen.
Afschaffen zou natuurlijk heel handig zijn voor een aantal mensen qua tijdsbesteding, dat alleszins wel. Maar het is wel nodig. Ik bedoel, vanaf het moment dat je met mensen samenwerkt moet je natuurlijk wel ergens momenten hebben om overeen te komen met mekaar. En momenten om dingen te beslissen, momenten om dingen uit te praten, uit te klaren. En dus op die manier is het echt wel nodig om toch te vergaderen. Maar de manier waarop, daar wordt heel zelden echt goed bij nagedacht, ja.
En hoe moet het dan wel?
Eén van de allergrootste dingen wat je zou kunnen noemen… We noemen het heel mooi in het Engels een paradigm shift. Een paradigma is eigenlijk een probleemoplossingsstrategie en die zouden we moeten veranderen. Heel vaak wordt er nu gezegd: ah, we hebben een vergadering nodig, laat ons eens kijken wat de agendapunten zijn.
Ja.
En eigenlijk zou je beter omgekeerd gaan werken en zeggen: kijk, is het überhaupt nodig dat wij fysiek in dezelfde ruimte bij mekaar gaan zitten? Maar als het gaat om informatie delen bijvoorbeeld dan zou je eigenlijk misschien beter een e-mail sturen. Of zou je dat beter op een yammer of een intranet gaan plaatsen. Dan kan iedereen het lezen op zijn eigen tempo. En heeft ook iedereen dezelfde informatie.
Wanneer die er tijd voor heeft, ja.
En dus eigenlijk gaat het over het helemaal herdenken van de manier waarop vergaderen plaatsvindt. En dat zou je eigenlijk best doen door eerst naar een doelstelling te gaan kijken. En de agenda’s zoals ze nu worden opgesteld, zijn heel vaak van: ik kom over dit onderwerp praten dan komt iemand daar over praten dan moeten we het daar ook nog eens over hebben, enzovoort.
En dan ga je er al van uit dat er al een agenda is. Want hoeveel vergaderingen zijn er niet die gewoon wekelijks georganiseerd worden, omdat we wekelijks moeten samenzitten?
Ja, maar dat staat zo in de agenda en ja, dat moet dan maar.
Ja.
Nu, ook daar, als je daar kijkt, er zijn wel degelijk doelstellingen waarbij je zou kunnen zeggen van, ok, we komen bij mekaar, maar dan is er dat teambuildingaspect. En dat moet je dan ook durven benoemen. Maar dan kan je evengoed ’s avonds een pizza gaan eten met de hele ploeg. Dat is misschien ook goed om de groepsgeest te versterken. Dan hoeft dat niet met een saaie vergadering. met een lijst agendapunten die dan moet worden afgehaspeld omdat het zo hoort. Dus eigenlijk gaat het erover om helemaal de doelstelling te gaan bekijken van elk ding. Oh ja, over dit onderwerp, daar is de doelstelling van informatie delen. Hier moeten we een beslissing over nemen. Daar moeten we een mening over vormen.
Maar als je dan zegt, informatie delen; is het dan altijd per definitie zo een e-mail? Want het probleem met een e-mail is ook dat die soms gewoon niet gelezen wordt.
Ja, of verkeerd geïnterpreteerd, enzovoort. Dus moet je daar gaan kijken: maar wat is eigenlijk de doelstelling erachter? Waarom wil je dat mensen die informatie hebben? Moeten ze bijvoorbeeld hun gedrag gaan aanpassen? Is er morgen een nieuwe toegangsprocedure bijvoorbeeld om op het intranet te geraken? Ja, dan zal je dat op een andere manier moeten gaan doen. Bijvoorbeeld als de server downtime heeft, omdat er een hele maintenance wordt gepland. Dan zitten mensen plots zonder internet en moeten ze dus eigenlijk hun werk anders gaan plannen. Als zij net die hele belangrijke offerte buiten moeten hebben die bij een overheid binnen moet zijn voor twaalf uur ‘s middags is het wel handig om dat op voorhand te doen.
Ja.
Dus ook daar is het gaan kijken, ja maar, wat is de doelstelling van het infodelen? Is het gewoon dat mensen op de hoogte zijn, puur achtergrondinformatie, kan dat een e-mail. Is het de bedoeling dat mensen een bepaald gedrag gaan stellen naar aanleiding van? Ja, dan moet je gaan kijken, wat is de context. Gaat iedereen misschien al meteen achterover staan van, dat gaan we dus niet doen?
Ja.
Dan moet je ze gaan motiveren. Dan is de doelstelling mensen gaan motiveren, of mensen gaan overtuigen van het nut van bijvoorbeeld een nieuwe procedure. En dus om dat hele stuk goed te gaan herdenken en dan eigenlijk pas een middel te gaan kiezen - en dat kan eender wat zijn, ook tijdens een vergadering heb je verschillende middelen - dat zou eigenlijk veel efficiënter gaan werken.
Dus het kan dan zijn dat je kiest voor een vergadering, een videoconferentie, een telefoongesprek, whatever.
Ja. Of dat je bijvoorbeeld zegt van: kijk we gaan nu eens niet in de vergaderzaal allemaal rond een tafel zitten, we gaan een volledige muur volhangen, we gaan daar met een post-itsessie werken want we zijn ideeën aan het genereren, of we gaan een open space organiseren. Dat zijn allemaal technieken om een aantal dingen te gaan doen. En daarom niet in de typische vergadersetting allemaal rond een tafel braaf gedurende twee uur geblockt in de agenda.
Eigenlijk komt het er op neer: het meeste werk zit vooraf.
Ja, the price of success is always paid in advance. Dat is echt een hele mooie uitspraak, en het geldt voor zoveel zaken. Het geldt voor onderhandelen, het geldt voor vergaderen ook, ja. Ok, dus op die manier betekent dat dat je eigenlijk heel goed moet nadenken. En heel veel mensen aarzelen daarbij, want dat geeft dan heel veel werk vooraf. Klopt, maar uw vergadering verloopt veel efficiënter. En misschien is ze nu gedaan op vijftig minuten in plaats van twee uur of tweeënhalf.
Ja, want dat is ook een veel gehoord probleem. Dat mensen zeggen van: ik moet bij die en die meeting zijn, maar ik zit daar maar en ik heb eigenlijk heel veel andere dingen te doen.
Ja, tuurlijk. Omdat we ook zo iets hebben van, de vergadering is van tien tot twaalf en die mensen worden allemaal in één bulk e-mail uitgenodigd. En dan moeten mensen dat accepteren of niet. En misschien hebben zij alleen maar iets in te brengen bij agendapunt 5 zijnde, we gaan ideeën genereren rond een nieuwe marketingcampagne. Ik zeg maar iets.
Ja.
En dan al de andere dingen, daar zijn zij überhaupt niet bij gebaat. En eerlijk gezegd, zij vullen dan ook gewoon heel de ruimte, verbruiken heel veel zuurstof, ergeren de vergadervoorzitter omdat zij op dat moment op hun laptop of op hun iPad zitten te werken. En de vergadervoorzitter voelt zich daar dan weer onzeker over worden. Zoveel verkwiste energie. Terwijl je eigenlijk beter zou zeggen: ik nodig alleen uit wie een meerwaarde betekent voor de vergadering.
Ja, soms zit je dan met heel veel mensen in een vergadering, wordt er over een bepaald topic gediscussieerd. Zijn er twee, drie mensen die daar een heel gefundeerde mening over hebben. Heel veel anderen die daar ook hun idee over hebben…
Ja, dat is eigenlijk een heel mooi voorbeeld van hoe een verkeerd middel is gekozen, hé. Om te beginnen; je hebt binnen de wereldbevolking een goede helft die introvert is, een goede helft die extravert is. Wie neemt het meeste het woord? Meestal mensen die extravert zijn. Zeker als de vergadering niet goed is voorbereid, dan moet een introvert ineens on the spot kunnen antwoorden. En dat past niet bij zijn persoonlijkheidsstijl. Dus dat alleen al, de verschillende persoonlijkheden. Daar dan nog eens boven, de ego’s binnen groepen mensen - en die zijn er altijd - die gehoord willen worden, die eventueel hetzelfde standpunt in andere woorden gaan herformuleren; te gek voor woorden. Dus op die manier zou je eigenlijk beter een heel ander middel, een heel andere techniek gaan gebruiken om van iedereen een evenwaardige input te krijgen. Dat kan bijvoorbeeld met een open space, waarbij er echt wordt gewerkt op een bepaalde manier om input te genereren en een mening te gaan vormen. Punt.
En dan kom je vaak ook tot een andere besluitvorming.
Absoluut.
Misschien een betere besluitvorming?
Meer gewogen. Je gaat veel meer input krijgen. Mensen bouwen voort op mekaar, luisteren naar mekaar, bouwen voort op ideeën die ergens opgeschreven staan… Het praten is natuurlijk surreëel. Persoon één praat en iedereen wacht tot hij of zij is uitgepraat. Dan komt persoon twee…
Buiten de politiek…
Daar onderbreken we elkaar allemaal. Daar zitten nog net iets meer ego’s misschien ook, wie weet. Dus in die zin is dat natuurlijk niet meteen de juiste manier om snel een mening te gaan vormen. Dus je bent ook veel sneller als je het allemaal parallel doet op een heel andere manier. Dan heb je misschien op tien minuten veel meer ideeën dan tien minuten te luisteren naar één of twee personen.
Is dat ook de reden waarom mensen tegenwoordig rechtstaand gaan vergaderen?
Je bent natuurlijk - en dat heeft met je lijf te maken - na vijftig, zestig minuten ben je echt wel doodop. Dan voel je je rug.
Een beetje doorgezakt, ja.
En dan willen mensen er ook komaf mee maken. Dus dat maakt ook dat mensen dan op dat moment een beetje non-verbaal, fysiek worden geforceerd om toch heel efficiënt en wakker te blijven. Terwijl, als ik rustig neerzit, achteruit geleund en ik heb eventueel mijn laptop, en als ik eens een woord hoor, dan zal ik eens reageren maar voor de rest ben ik met mijn eigen e-mails bezig, dan kan die vergadering vijf uur duren. Ik ben ondertussen toch aan het werk. En dat is natuurlijk niet zo handig.
Dank je wel voor de tips.
Met veel plezier.
